Pourquoi gérer les manuels scolaires avec BCDI ?

La première question est de savoir si l’on souhaite informatiser le prêt des manuels scolaires. L’informatisation offre de nombreux avantages, mais nécessite du temps lors de la mise en service.

Les avantages de l’informatisation

• Réaliser le prêt des manuels avec un lecteur code-barres
• Suivre l’état du stock, en prenant en compte les manuels prêtés
• Éditer automatiquement des fiches de prêt pour les élèves
• Éditer les factures des documents perdus
• Travailler à plusieurs sur la même base
• Éditer des listes de manuels en usage selon les besoins (par discipline, par niveau...)

Les inconvénients de l’informatisation

• Équipement des manuels en début d’année. Si des fiches de prêt sont habituellement collées sur les manuels, le temps passé sera exactement le même.

Pourquoi utiliser BCDI ?
C’est la seconde interrogation. En effet, de nombreux éditeurs de logiciels se sont positionnés sur le marché. Certaines opérations sont plus complexes dans BCDI que dans des logiciels spécifiques (changer l’état des livres à leur retour par exemple, ou facturer un document dégradé), mais l’intérêt de BCDI est qu’il est pré-existant dans l’établissement scolaire : pas de surcoût à prévoir !

Comment faire ?

Une base dédiée... ou pas
Le fait de créer une base à part pour la gestion des manuels scolaires offre certains avantages :

• les paramètres de prêts sont réglés une fois pour toutes
• on peut créer des autorisations spécifiques pour cette base (gestion du prêt par les enseignants, saisie en collaboration avec la vie scolaire, accès pour le gestionnaire...)
• les prêts de manuels n’apparaissent pas dans la base principale, et évitent ainsi "d’alourdir" la gestion du prêt

Mais les professeurs-documentalistes qui ont informatisé les manuels scolaires dans la base principale y voient un avantage non négligeable : en fin d’année, ils peuvent visualiser immédiatement si l’élève a rendu l’ensemble de ses livres : manuels et prêts du CDI.

Exploiter l’informatisation
La fiche pratique du Club BCDI donne toutes les clés pour créer et exploiter sa base et enregistrer les notices des manuels scolaires. Il peut être utile de créer une cote indiquant la classe et la discipline du manuel afin de les retrouver plus facilement.

Pour éditer à moindre frais des codes-barres, on pourra utilement exploiter le fichier créé par Philippe Devaux sur un tableur (disponible aux formats Excel et Open Office).

Enfin, il est possible de créer un rapport personnalisé pour réaliser des fiches de prêts indiquant le nom du manuel, son numéro d’exemplaire et l’état dans lequel il a été distribué. A la fin de cet article, vous trouverez un mode d’emploi pour insérer les fichiers nécessaires et les utiliser (regroupés dans le fichier zippé).

D’autres rapports déjà réalisés permettent d’éditer des listes des manuels distribués (voir la documentation du Club BCDI).

Gestion des manuels : répartition des tâches

A titre d’exemple, le document joint indique comment sont réparties les tâches au collège de Chablis (Yonne).