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Gérer un CDI à plusieurs : Outils de planification

Le 2 novembre 2013 - Flore Pernaton-Defay

Outils de planification des activités conduites au CDI : animations, séances pédagogiques, communication, gestion.

Gérer un CDI à plusieurs : communiquer et prioriser les tâches pour ne pas se noyer.

L’une des caractéristiques du métier de professeur documentaliste est, en plus des tâches que l’on a planifiées, d’être régulièrement interrompu dans son travail et d’avoir à gérer sans arrêt des tâches non prévues (ex : élève qui signale un problème de réseau, collègue venant prendre rendez-vous, élève qui cherche un livre mais ne le trouve pas - est-il perdu - faut-il le racheter ?, actualité à publier sur E-sidoc...).
Il est nécessaire de pouvoir noter toutes les tâches à faire, se fixer des priorités, , mais éviter les post-it qui se perdent si facilement et n’informent que celui qui a noté l’information...

Il n’est pas rare de gérer à plusieurs un CDI  : gros établissements avec deux postes (voire plus), personnels stagiaires, temps partiels... Les dossiers peuvent être répartis entre les professeurs documentalistes (suivi de la formation des élèves par niveaux, rappels, gestion de la documentation sur l’orientation, suivi des abonnements, suivi de la politique d’acquisition, organisation du café littéraire, prix littéraire...).

La difficulté réside dans le fait de permettre à chaque personnel d’être au courant des projets et activités du CDI, même sans être présent sur l’intégralité de la semaine ou sans être en charge du dossier, pour pouvoir notamment répondre à une demande sans avoir à demander à la personne de revenir lorsque le documentaliste responsable du dossier sera présent.

Des pistes pour s’organiser :

L’exemple du CDI du lycée Lamartine de Mâcon : lycée de près de 1500 élèves, qui a vu son équipe changer depuis plusieurs années, ce qui a entraîné la nécessité de se doter d’outils de liaison pour mettre rapidement au courant les personnels nouvellement arrivés.
Le dispositif suivant a été mis en place :

- mails  : tout mail envoyé est transmis en copie pour information aux autres personnes de l’équipe CDI (évite d’avoir à recopier l’information dans le cahier de liaison)

- cahier de liaison sur lequel sont notés tous les événements à transmettre aux autres

  • carnet utilisé pour les déplacement dans l’établissement, pour noter ce que les personnels des autres services pourraient demander

- mise en place d’outils de planification des tâches sur lesquels sont notées toutes les tâches à faire, au moment où l’on y pense, même si on ne peut les faire immédiatement : un outil par domaine d’activité : (voir documents joints)

-* pédagogie
-* gestion
-* communication
-* animation

Ainsi, ce n’est pas uniquement le professeur documentaliste a noté la tâche à faire qui sera en mesure de la réaliser.